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¿Cuáles son las obligaciones de las imprentas autorizadas?

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Las imprentas autorizadas deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

Obligación de exigir el RIF:
La imprenta autorizada deberá elaborar cada documento dando cumplimiento a lo establecido en la providencia que establece las normas generales de emisión de facturas y otros documentos. Adicionalmente, a los fines de la elaboración de facturas y otros documentos, la imprenta autorizada exigirá al emisor copia del certificado vigente de inscripción en el registro único de información fiscal (RIF).

Las facturas y otros documentos que elabore la imprenta autorizada deberán contener, fielmente, los datos referentes al nombre o razón social y el número de registro único de información fiscal (RIF) que aparecen en el certificado vigente de inscripción.

A la copia del certificado vigente de inscripción en el registro único de información fiscal (RIF), deberá anexarse a la copia de la factura emitida por los servicios de elaboración de facturas y otros documentos.

Obligación de asignar número de control a los formatos y formas libres:
La imprenta autorizada deberá asignarle una numeración de control a los formatos y formas libres que elabore.

La numeración de control deberá ser consecutiva y única para cada emisor, iniciarse con la frase “N° de Control …” y estar conformada por un identificador de dos dígitos y un secuencial numérico de hasta ocho dígitos.

Cuando se requiera por primera vez la elaboración de facturas y otros documentos o formas libres, conforme a lo establecido en la providencia 592, el identificador deberá comenzar con los dígitos 00 y el secuencial con el número 1.

Cada vez que el secuencial numérico llegue al final de la numeración, éste volverá a iniciarse con el número 1 y se deberá incrementar en un dígito el identificador. Cada vez que el identificador llegue al final de la numeración, éste volverá a iniciarse con el número 00.

Las facturas y otros documentos deberán contar con una longitud mínima de ocho centímetros, tanto para los formatos como para las formas libres.

Obligación de estampar la numeración en facturas para su emisión manual o mecánica:
La imprenta autorizada deberá estampar la numeración de las facturas y otros documentos elaborados para su emisión manual o mecánica. La numeración deberá ser consecutiva y única para cada formato.

Obligación de identificar a la imprenta autorizada:
Los datos relativos a la identificación de la imprenta autorizada deben mantener unas dimensiones que no sean menores a seis puntos tipográficos. Los datos relativos a la identificación del emisor, así como el número de control, deben mantener unas dimensiones que no sean menores a ocho puntos tipográficos.

Obligación de llevar un registro:
La imprenta autorizada deberá llevar un registro automatizado de los datos e informaciones que se especifican a continuación:

  • Número de registro único de información fiscal (RIF) de los emisores de las facturas y otros documentos.
  • Fecha de elaboración.
  • Tipo de documento elaborado, salvo cuando se elaboren formas libres, en cuyo caso deberá especificar esta circunstancia.
  • La numeración de control consecutiva asignada.
  • La numeración de cada formato consecutiva asignada.
  • Identificación de la factura emitida por la prestación de su servicio.
  • Cualquier otra información que requiera el servicio nacional integrado de administración aduanera y tributaria (SENIAT), siguiendo las especificaciones técnicas establecidas en su portal fiscal.

La imprenta autorizada deberá remitir al servicio nacional integrado de administración aduanera y tributaria (SENIAT), dentro de los diez días continuos siguientes a la finalización de cada mes esta información en los términos y condiciones que establezca en su portal fiscal, con independencia de no haber elaborado facturas y otros documentos.

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