Número de control en facturas
¿Qué es el número de control en facturas?
Es básicamente la referencia (numeración) que tienen todas los documentos fiscales de una persona natural o jurídica, la cual es exigida por el SENIAT en sus ordenanzas 00071 y 0592. Este número es único y consecutivo, esto quiere decir que no pueden haber dos facturas o documento fiscal de la misma entidad con el mismo número de control.
¿Para que sirve el número de control en facturas?
Como su nombre lo indica es el numero mediante el cual el Seniat controla la emisión de documentos fiscales por parte de una persona natural o jurídica. Entiendase como documento fiscal: Facturas, Notas de Débito, Notas de Crédito, Notas de Entrega y Formas Libres.
¿Por qué debo usar un número de control en las facturas?
El por qué se debe utilizar esta atado básicamente a una exigencia del Seniat según lo contemplan los artículos 13, 15, 17 y 25 en sus numerales 3 de la providencia 00071. La providencia 0592 hace mención de la obligación de colocar el numero de control en el artículo 11, numeral 4.
¿Qué normas debo seguir en el uso o creación del número de control?
De acuerdo a la ordenanza 0592: Si es la primera vez en emitir algún documento fiscal se deberá iniciar con 00-00000001.
Para aquellos casos donde ya se tengan documentos fiscales impresos, el cliente debe suministrar su ultimo numero de control de tal forma de darle continuidad a la numeración.
¿Que sucede si tengo números de control repetidos?
La impresión de un mismo número de control en documentos fiscales, es un infraccion a la ley, lo cual puede ocasionar penalizaciones tributarias e incluso el cierre del comercio. Para evitar esto, la persona natural o jurídica debe llevar un registro de sus numeraciones a fin de suministrar a la imprenta la información correcta para la impresión de sus documentos fiscales. La imprenta no podrá imprimir facturas sin esta numeración.
En el proceso de creación de facturas, ¿quién define y tiene la responsabilidad sobre el número de control?
Existen básicamente dos responsables en el proceso:
En el diseño de las facturas es responsabilidad del cliente el correcto suministro de las numeraciones de control a colocar en sus facturas.
En el proceso de impresión de las facturas, es responsabilidad de la imprenta la perfecta colocación de la numeracion suministrada por el cliente tanto en el area designada para ello como en su pie de imprenta.
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70 comentarios
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quisiera saber si con el mismo talonario de forma libre se puede hacer la nota de entrega, en este caso saltaría el numero de control y quisiera saber si esto genera multa y porque
muchas gracias espero su pronta respuesta
Buenos días Eucaris:
Si puede utilizarse la forma libre como una nota de entrega, en este caso, es el sistema administrativo que se utilice para facturar el que establece la naturaleza del documento. En cuanto a los números de control, la numeración debe ser única y consecutiva. Muchas gracias por consultarnos. ¡Saludos cordiales!
segun la nueva providencia 0071 puedo recibir facturas de servicios diversos que tengan el numero de factura y control en un mismo digito preimpreso. muchas gracias, espero su pronta respuesta.
Buenos días Johnny:
Toda factura que reciba debe cumplir con la normativa vigente del SENIAT. En el caso de las facturas, éstas llevan pre-impresas tanto el número control como el número de documento, las formas libres sólo llevan el número de control y, en el caso de las facturas emitidas con máquinas fiscales, los números de control son emitidos por el sistema administrativo-fiscal utilizado para facturación. En caso de dudas puede volver a consultarnos. ¡Saludos cordiales!
hola veran tengo una pequeña empresa de servicios de mantenimiento electrico esta nunca ha facturado y me encontré un buen contrato pero el contratista me pide una copia de algunas de mis facturas, le explique que era mi primer contrato y aun asi me me pide copia de alguna factura de mi empresa me gustaria saber esto es con que finalidad?
gracias
Buenos días Luis:
La finalidad de la factura es mantener un registro contable de cualquier transacción comercial. Para efectos fiscales, las facturas son necesarias y la providencia 0071, establecida por el SENIAT, obliga a emitir facturas y formas fiscales; si no posees facturas propias, no podrás prestar tus servicios. El contratista las exige para poder justificar el desembolso de dinero o el pago que va a realizar por el servicio que le hayas prestado. En facturalegal.com puedes obtener fácilmente un talonario de facturas. En caso de dudas, puedes volver a contactarnos. ¡Saludos cordiales!
que me pasaria si yo no tengo un numero de control en mis facturas eso es ilegal delante del seniat
Buenas Tardes Rafael:
Toda forma fiscal o factura debe poseer número de control, según lo establecido en la normativa vigente de la providencia 0071. Es un requisito fiscal. ¡Saludos cordiales!
Buenas tardes.
En los comentarios anteriores confirman la posibilidad de emitir Notas de Entrega con la misma secuencia de la forma libre que usamos para hacer la factura., pregunto.
Podemos igualmente emitir Notas de Crédito y/o Débito con la misma forma libre??
No se nos presenta un problema a la hora de relacionarlas para el pago del IVA. (el consecutivo de los números de control en las facturas tendrían tantos saltos de secuencia como notas de entrega imprima).??
También podemos imprimir Ordenes de Compra en el mismo block de forma libre donde realizo los documentos anteriores o necesito solicitar a la imprenta otro consecutivo de forma libre??
gracias por su atención y respuesta
saludos
Buenos días Rodolfo:
Efectivamente puede utilizar la forma libre para emitir notas de crédito y débito tal como lo plantea. Con relación al tema del IVA le sugerimos asesorarse con su abogado o contador de confianza. ¡Saludos cordiales!
Consulta: La empresa para la que laboro es extranjera y no está registrada en el SENIAT. Es contratista de PDVSA. Tiene una subsidiaria en Venezuela que si está registrada en el SENIAT. Hasta ahora se venía facturando en VEF desde casa matriz. PDVSA nos ha solicitado que las facturas en Bolívares por gastos reembolsables, emitidas por la casa matriz en el exterior cumplan con la providencia 71, por lo que la subsidiaria en Venezuela deberá emitir las facturas. ¿Es este el procedimiento correcto para facturar en VEF aun cuando el contrato es con la empresa extranjera?
Buenas Tardes Carmen:
En este caso le recomendamos asesorarse con su abogado o contador de confianza, ya que hay ciertos aspectos en las identidades jurídicas del caso que deben ser tratados por un experto en temas de transacciones con agentes exteriores. Cuando le dicen que deben cumplir con la normativa de la providencia 0071 es porque la casa matriz debe tener el documento RIF -vigente y legible- para emitir facturas ante cualquier imprenta autorizada. ¡Saludos cordiales!
Buenos días:
Las facturas emitidas por máquinas fiscales no tienen número de control, si soy agente de retención que número debo tomar en cuenta (para el control)en la elaboración del comprobante de retención de IVA???
Buenas Tardes Brenda:
En el caso de las facturas emitidas mediante máquinas fiscales, éstas suelen emitir una numeración particular, muy diferente a los números de control y de documento que traen las formas fiscales tradicionales. Le recomendamos asesorarse con su abogado o contador de confianza a fin de que le indique el procedimiento a seguir para la elaboración de los comprobantes de retención IVA. ¡Saludos cordiales!
Buenas Noches,
En el caso de que en el talonario de formas libres (posee su numero de control) se haya extraviado un lote, y luego se haya continuado su numero de factura consecutivo, sin que estos estén iguales, ejemplo No de factura No 00-0038 y su numero de factura esta por el No 00000030, es legal? se debe notificar al seniat?
Buenas Tardes Maria:
En caso de que haya extraviado sus facturas debe reportarlo ante el SENIAT, para conocer cuál es el procedimiento a seguir, lea el siguiente post en este mismo blog: facturas extraviadas. También puede consultar a través del 0-8000-SENIAT. Recuerde que los números de control deben ser únicos y consecutivos. ¡Saludos cordiales!
gracias
hola, quisiera saber si salio y en que num de resolucion que el seniat ha permitido un nuevo tamaño de factura menor al 1/16, trabajo en una imprenta y me urge saber pues los clientes han preguntado. gracias
TENGO EL CASO DE UNA FACTURA QUE ES EMITIDA POR UNA CASA DE MATERIALES QUE UTILIZA 14 MAQUINAS FISCALES Y POR CONSIDENCIA QUE DOS MAQUINAS REGISTRADORAS EMITEN EL MISMO NUMERO DE FACTURA Y AL DECLARAR LAS RETENCIONES DEL IVA REGISTRA QUE FACTURA YA DECLARADA QUE DEBO HACER PARA REGISTRAR ESTA RETENCION, ME HAN SUGERIDO QUE CAMBIE EL NUMERO DE FACTURA EN EL ARCHIVO TXT AGREGADOLE UN CERO O QUITANDOLE UN CERO A LA IZQUIERDA DE LA FACTURA MAS NO EN EL LIBRO DE COMPRAS ESTO LO PUEDO HACER. GRACIAS
Buenos días Betty:
En este caso le aconsejamos que consulte con su abogado o contador de confianza a fin de que le indique como corregir los registros de retención de IVA, etc. ¡Saludos cordiales!
Buenas mi pregunta es la siguiente, cambiamos de dirección fiscal pero todavía tengo facturas con la vieja dirección que podemos hacer en este caso.
Saludos
Buenas Tardes Alexis:
En este caso, debes actualizar la dirección fiscal en tu RIF si han cambiado de domicilio fiscal. ¡Saludos cordiales!
buenas tardes no entiendo algo si yo quiero emitir factura libre.
la primera factura dira factura nro 00001
Contro Nro 00-000001
la segunda factura dira Factura Nro 00002
Contro Nro 00-000001
o el nro de control debera cambiar a 2 en la segunda facutra?
Buenos días Héctor:
En el caso de las formas libres, el número de factura lo emite el sistema administrativo que utilice para imprimir.
En cuanto a los números de control, estos vienen pre-impresos y deben ser únicos y consecutivos, razón por la cual debe seguir el orden de los correlativos. En el ejemplo que acaba de mencionar, si el número de la segunda factura es 00002 entonces el número de control debiera ser 00-000002, para seguir el orden de las numeraciones. ¡Gracias por consultarnos!
hola quisiera saber cual es el precio por 1 talonario de factura media carta, papel quimico, original y copia.
Buenos días Erick:
Ingresa a nuestro cotizador en línea, allí podrás especificar el tipo de producto impreso que necesitas y al finalizar te indicará el precio, el cual incluye IVA y costo de envío. ¡Saludos cordiales!
Buenos Dias, mi pregunta es.. se me terminaron las forma libre mande a elaborar otras en la terminación de la ultima fue Nº control 1500 y la que deberían comenzar las nuevas formas libres es de 1501 pero la imprenta me realizo una facturas de contigencia comenzado el Nº de control 1501 a 2000 y la forma libre desde 2001.. esto tiene alguna consecuencia ya que ya no seguiría mi consecuencia en Nº DE CONTROL de forma libre.
Buenos días Luis, no hay ningún problema con el orden de los números correlativos en tu caso, puedes disponer del uso de sus formas libres cuando lo desees. No importa el tipo de documento, si una persona o negocio emite varios tipos de documentos fiscales al mismo tiempo, el orden de los números de control entre ellos deberá ser correlativo, en este sentido, lo que hizo la imprenta no tiene ninguna consecuencia. ¡Saludos cordiales!
Buenos días, es necesario que el número de control que va en la factura este de la siguiente manera?: Nº00-00000 o también es válido colocar CONTROL 00-Nº000000 como he visto en muchas facturas.
Me han dicho que si una factura viene con esa condición no está cumpliendo con las normativas. Gracias por su respuesta
Buenas tardes Mariela:
El artículo 44 de la providencia 0071 establece que la numeración de control es única y consecutiva para cada emisor y está formada por dos campos: un identificador de dos dígitos y un secuencial numérico de hasta ocho dígitos. La estructura quedaría así 00-00000000 ¡Saludos cordiales!
Buenos dias la siguiente es la inquietud respecto al consecutivo de numeración. la resolución figura de la 1 a la 100, al imprimir quedo de la 001 a la 100 estos es un error o es valido que haya quedado impresa asì.
Ademas el sistema al hacer la factura genera el n.0000001 a la 0000100, que se debe hacer si hay un error para corregir esta incosistencioa.
Gracias
Buenas Tardes Faber
La providencia administrativa 0071 en su artículo 44 establece que la numeración de control está constituida por dos campos: un secuencial numérico de dos dígitos y otro secuencial numérico de “hasta” ocho dígitos; la estructura sería esta: 00-00000000. El sistema, al parecer está generando el orden correcto colocando un campo de siete (7) digitos, sin embargo, debe consultar con el asesor que implementó el sistema para que la información sea consistente en todo momento. Gracias por consultarnos ¡Saludos cordiales!
Buenas tardes, la presente es para solicitar información de acuerdo a una duda que tengo ante una situación que se me presentó, necesito orientación al respecto ya que desconozco como actuar; mi hijo comenzó en un maternal recientemente, y la empresa de mi esposo tiene el beneficio de pagar el 40% del sueldo mínimo el monto de la mensualidad de la Guardería, resulta que tenemos todos los requisitos que exige la empresa, pero la factura que el colegio nos da no se apega a la providencia 0071 que salio en el 2011, y por ende no nos quieren pagar el beneficio ya que no se cumple con ese requisito. La guardería alega que no han tenido problema con esos recibos-facturas que entregan y que es lo único con que ellos se manejan. Ahora yo pregunto es ley que todos deban seguir la providencia o hay establecimientos que puedan saltar esa ley? que puedo hacer en este caso? espero su pronta respuesta u orientación, Gracias…
Buenos días Jhoseline, según el artículo 2 numeral 3 de la providencia 0071 toda persona natural con ingresos anuales iguales o inferiores a 1500 UT queda sujeta también a la emisión de facturas y documentos fiscales. Deberían ajustarse a los términos de la providencia, ya que no en todos los casos las personas se conformarán con un simple recibo (que no es factura y mucho menos una prueba de desembolso). ¡Saludos cordiales!
Buenos dias tengo una duda puedo solicitar facturas al seniat solo con mi Rif personal, no tengo empresa registrada es solo que estoy iniciando un pequeño negocio propio una mini papeleria pero antes quisiera saber antes de abrir ya tal vez algun cliente pueda necesitar y pedir una fatura y no la vaya a tener. O como debo de hacer espero su respuesta si se puede o no sin tener un registro.
Buenas Tardes Yngrys:
Con su documento RIF podrá solicitar sus facturas ante cualquier imprenta autorizada. Luego, en la medida en que su negocio crezca tendrá que ir evaluando la posibilidad de registrarlo como empresa. En caso de dudas puede volver a consultarnos ¡Saludos cordiales!
Buen día, actualmente trabajo en una empresa que tiene gran cantidad de sucursales en el país, hemos tenido muchos problemas relacionados con la logística para la distribución y el mantenimiento de la correlatividad de los números de control jústamente por lo disperso de las sucursales. En este momento estamos en proceso de cambios y estamos instalando un nuevo software para el control de nuestra gestión, queremos aprovechar al máximo las bondades de la herramienta, que se debe hacer para que Seniat permita que el software imprima el número de control (existe alguna habilitación especial), tal y como lo hace CANTV, SERDECO y otras empresas de consumo masivo!! Gracias de antemano por su respuesta.
Buenas tardes Alejandro, hasta ahora la providencia administrativa 0071 establece que los sistemas administrativos utilizados para emitir facturas sólo imprimen el número de documento o factura, mientras que el número de control viene pre-impreso en las formas libres emitidas en imprentas autorizadas. En el caso de las facturas, éstas vienen preimpresas tanto con el número de factura como el número de control. “Diferencias entre facturas y formas libres”
El otro sistema que podrían utilizar es la impresora fiscal, para ello deberán consultar con su abogado o contador de confianza para que les indique si es el método más idóneo de facturación para su negocio. Muchas gracias por escribirnos ¡Saludos cordiales!
Hola Alejandro. Mira la decisión de cuál tipo de factura te conviene va a depender del porcentaje de ventas a personas naturales o jurídicas. Si vendes a más del 50% a personas naturales lo que te exige el seniat es utilizar máquina fiscal atada a tu sistema contable, pero si vendes más del 50% a personas jurídicas puedes usar forma libre o facturas preimpresas. cuando tienes varias sucursales es necesario tener un sistema integrado que imprima las facturas por series, ejemplo SERIE A son de valencia SERIE B son de maracaibo, etc… o que las máquinas fiscales estén asociadas al sistema y todas las sucursales usan el mismo correlativo, ya que a la final se emite un solo libro de ventas y una sola declaración de iva, solo que debe haber un método idóneo para identificar la sucursal en el libro. Espero haberte ayudado. Lcdo. Sarmiento
Buenos días Elio, muy buen comentario, ayuda a reforzar toda la información que suministramos por esta vía. Una pregunta: ¿Cuál es la base legal para que una persona decida qué tipo de factura va a utilizar? Veo que indicas unos porcentajes de venta. ¡Saludos cordiales!
hola quisiera saber si en el caso de retenciones de iva puede haber saltos? sucede que le hice retencion a una que no debia ya que era menor al monto sujerido y en lo que me di cuenta la borre pero acontece que en lo que hice la proxima hubo un salto, en los ultimos seriales yo habia quedado en 3332 y la siguiente retencion que hice me dio 3334 me estoy refiriendo en los ultimos seriales, saludos
Buenos días Elis, para este tipo de preguntas le remito a que consulte con su contador de confianza ¡Saludos cordiales!
Buenas tardes. Quisiera saber si hay una providencia seniat que diga que el número de control no es obnligatorio y cuál es el número de la providencia. Es que tengo un cliente que está instalando un nuevo sistema y le dicen que el número de control en el libro de compras no sale en vista de que no es obligatorio según una providencia, pero no sé cuál es. No sé si tenga que ver con que es el libro de compras… bueno espero me pueda ayudar… saludos
Buenos días Elio, es obligatorio que el número de control esté presente tanto en las facturas, como en las formas fiscales. Esto aparece en los artículos 13 y siguientes de la providencia administrativa 0071. Ahora bien, hay que preguntar ¿Qué tipo de sistema de facturación está instalando? ¿Máquina fiscal? ¿Sistema administrativo para utilizar formas libres? La providencia detalla claramente todos los detalles que debe contener cada instrumento de facturación. ¡Saludos cordiales!
Hola he mandado ha hacer un talonario como persona natural y el correlativo ya que es mi primer talonario es 0001 y 00-0001 factura y control respectivamente pero un cliente me comento que le parecia muy extrano que eso fuera asi ya que hasta donde el sabia iban en secuencias diferentes mi pregunta es debido a se pierde el correlativo entre el nro de factura y el de control?
Buenos días Luis, no hay ningún inconveniente con eso. Los números de control y números de documento no necesariamente tienen que coincidir, eso dependerá del orden en el que el emisor solicite las facturas. Hay muchos casos en los que las personas que inician su actividad de facturación comienzan colocando ambos sistemas de numeración de igual forma; eso no representa ningún problema. ¡Saludos cordiales!
Buenas,
Yo trabajo en una pequeña academia dando clases, y me pidieron que me sacara un talonario de facturas personal, pero yo no poseo ninguna firma registrada ni nada por el estilo y mi RIF es de personal natural. Quería saber si eso es necesario a la hora de cobrar mi salario? o, por qué no sirve un recibo como comprobante de pago?
Buenas tardes Viviana, puedes obtener un talonario de facturas con tu RIF personal en cualquier imprenta autorizada. El recibo no es un comprobante de pago porque no es un documento fiscal -es generalmente aceptado y de uso común para quienes desconocen la normativa, pero fiscalmente inadecuado-. Si aún tienes dudas, puedes volver a consultarnos ¡Saludos cordiales y gracias por escribirnos?
Buenos Días, tengo una duda con respecto a un error cometido por la imprenta en los numeros de Control ya que se salto 5 numeros, es decir, un lote termino en 00-0004503 y el nuevo comenzo en 00-0004509, que debo hacer ante el SENIAT para justificar este tema. Gracias.
Buenos tardes Alyira: Si el error realmente es de la imprenta, entonces tendrá que solicitar la reimpresión del talonario con la corrección en los números de control, culminando el talonario respectivo en 00-0004503 y empezando el otro en 00-0004504. ¡Saludos cordiales!
Buenas tardes tengo una duda, tengo las facturas de la compañía con el numero de control 0500 es necesario u obligatorio colocar el 00-0500? o podría dejarlo asi?
Buenas Tardes Jean Carlo, la numeración de control está constituida por dos campos: un identificador de dos dígitos (2) y un secuencial numérico de hasta ocho (8) dígitos. Chequea este enlace: http://blog.facturalegal.com/2011/12/cual-es-el-formato-de-los-numeros-de-control-en-las-facturas/ En caso de dudas puedes volver a escribirnos ¡Saludos cordiales!
Buenos dias, amigo, necesito me aclares lo siguiente, en el dpto. de ventas estan usando dos correlativos diferentes, una factura con un correlativo y otra con otro correlativo, en el libro de compras me aparecen ambos correlativos, esto es legal. gracias es urgente su repuesta muchas. gracias
Buenos días Mally, según lo establece la providencia 0071 los números de control deben ser únicos, consecutivos y correlativos. Si un libro tiene un numero de control, entonces el siguiente libro debería seguir el orden de dichos números y así sucesivamente. ¡Saludos cordiales!
hola queria saber si puedo reimprimir un talonario de facturas c que tiene mal mis datos, o si lo tengo que dar de baja o algo. gracias
Buenos días Walter, ante cual imprenta solicitaste tus talonarios de factura ¡Saludos cordiales!